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文件经过多次更改或需作大篇幅修改时，应进行换版，原版次文件作废，换发新版本。
作废的质量手册、程序文件、作业指导书等，受控文件按“文件发放登记表”收回并记录，收回作废文件后，填写“文件销毁申请表”，经原文件批准人批准后，进行销毁，并将申请表上报公司办公室。合订本文件中，如某个文件作废，在作废文件上做出作废标识。
需作保留的文件由申请人填写：“文件留用申请表”，经原文件批准人批准后，由文件资料员加盖“保留资料”印章方可留用。
其它文件由各级资料员自行销毁。
文件拟定后，原稿文件由资料员妥善保管，定期归档。
项目资料在工程竣工后，由项目部技术负责人组织资料员整理完整的工程竣工资料，交送分公司保存一年后，交公司档案室，保存。
需要借阅已归档的文件资料，需填写“文件借阅登记表”，经文件管理部门负责人批准后方可借阅，按期归还。
复印文件应填写“文件复印申请单”，质量手册、程序文件一般不得复印，因工作需要确需复印的，应得到原文件批准人或授权人的批准，其它受控文件的复印，应得到文件持有单位负责人的批准。受控文件复印件的发放应进行记录。
文件丢失或破损的，由文件使用部门或个人填写“文件补发申请表”，经原文件批准人批准后，由发放部门补发，补发时需重新编号，原破损文件由发放部门收回。
文件保存环境应适宜，防止文件损坏变质。
外部行管性文件由资料员统一管理，经领导审阅后，向有关部门传递。
公司各部门及时收集各级技术标准、规范、规程、法律、法规等外部文件的有效版本信息，及时传递给公司办公室；公司办公室对有效版本的调整情况及时向各部门传递，及时调整受控文件的清单。
技术质量部门负责收集当地使用的技术标准、规范、规程、图集等外部文件，检查其是否有效，及时建立、下发有效版本清单。
涉及到项目的外部技术文件由技术质量部门归档保存。
施工机械设备的准备
根据施工组织设计方案和形象进度计划的要求，编制施工机械设备需要量计划，并按进度计划组织进场，项目部积极为组织设备进场运输和确定机械设备的停放场地提供依据和准备。
本项目计划投入的大中型机械设备如下：
本标段共设置5台施工井架，作为主体和装饰阶段材料的垂直运输。
密切做好与商品砼供应商的协调工作，施工现场采用地泵与汽车泵相结合的方法，负责主体结构施工阶段的商品砼垂直输送。
砼、砂浆、钢筋、模板加工的机械设备及一些小型施工机械设备具体配置详见机械设备配备一览表。
施工物资和材料的准备
根据施工预算和工料分析结合施工进度计划的要求，编制建筑材料需要量计划，为组织材料和物资的采购、加工、运输和进场提供依据，并且确定进场材料的堆放场地（仓库）。
材料物资准备工作程序：
编制各类施工物资、建筑材料需要量计划；
询求合格物资供应商，签订物资供应合同；
确定物资材料的供应进场时间和运输方案；
组织材料物资进场验收、试验和保管。
施工物资主要是指模板、钢管、脚手架等周转性材料等；建筑材料包括钢材、木材、水泥、商品砼、水电配套材料、砖、砂、石等等。