企业基本证照：营业执照副本、资质证书副本、安全生产许可证副本是企业合法经营与具备施工能力的核心证明。企业需确保这些证照在有效期内，并准备原件及清晰的复印件，复印件均需加盖企业公章。营业执照体现企业的经营范围与主体资格，资质证书反映企业在不同建筑领域的专业能力等级，安全生产许可证则关乎施工安全保障能力。例如，一家具备建筑工程施工总承包一级资质的企业，在备案时需提供对应等级的资质证书复印件，以证明其具备承接相应规模项目的能力。

人员相关资料

企业法定代表人：提供法定代表人身份证复印件，复印件需清晰可辨并加盖企业公章。若涉及法定代表人签署的相关文件，如授权委托书等，签字样式应与企业预留印鉴一致。

驻晋负责人：由企业法定代表人签署的驻晋负责人授权委托书原件必不可少，委托书中需明确委托事项、委托期限、委托权限等关键内容，如负责企业在晋施工项目的全面管理、协调与当地相关部门的沟通等，同时需加盖企业公章和法定代表人印章（或签字）。驻晋负责人的身份证复印件也需一并提供并盖章。此外，若有相关要求，还需提供驻晋负责人的专业资格证书复印件，如工程类职称证书等，以证明其具备相应管理能力。

关键岗位人员：建造师、工程师、安全员等关键岗位人员资料不可或缺。建造师需提供注册证书原件及复印件（复印件盖章）、安全生产考核合格证书（B 证）原件及复印件（复印件盖章），同时附上近三个月社保缴纳证明原件，证明需清晰显示企业名称、建造师姓名及社保缴纳月份等关键信息，以证实人员与企业的劳动关系。各类专业工程师，如结构工程师、电气工程师等，需提供职称证书原件及复印件（复印件盖章），若有注册要求，还应提供注册证书复印件。安全员要提供岗位证书原件及复印件（复印件盖章）、安全生产考核合格证书（C 证）原件及复印件（复印件盖章）以及近三个月社保缴纳证明。

办公场所证明：若企业在晋有自有房产作为办公场所，需提供房产证明原件及复印件（复印件盖章），房产证明上的地址应与备案登记地址一致；若为租赁场地，则需提供租房协议原件及复印件（复印件盖章），租房协议中应明确租赁期限、租赁地址等关键信息，且租赁期限应尽量覆盖施工项目预计周期。同时，还需提供办公场所的联系电话等相关信息，以便备案部门能随时联系到企业在晋办公人员。

其他重要文件：企业需出具加盖公章的诚信守法承诺书原件，承诺在晋施工期间严格遵守山西省当地的建筑市场法律法规、行业规范，确保工程质量与安全等。此外，还需准备企业章程复印件并加盖企业公章，企业章程有助于备案部门全面了解企业的组织架构、股东权益等重要信息。若涉及具体施工项目备案，可能还需要提供项目中标通知书原件及复印件（复印件盖章）、项目合同原件及复印件（复印件盖章），合同中应明确项目名称、施工范围、工期、造价等关键内容。

注册登录系统：山西省设有专门的建筑市场监管与诚信信息一体化平台用于入晋施工备案申报。外省企业需访问指定网址，在首页找到 “注册” 按钮进行账号注册。注册时，按照系统提示如实填写企业相关信息，包括企业名称、统一社会信用代码、法定代表人姓名及联系方式、联系人姓名及联系方式等。务必保证填写信息与企业实际情况及提交的证照资料完全一致，否则将影响后续备案操作。完成注册后，通过注册的账号（一般为企业统一社会信用代码）和设置的密码登录备案系统。

信息录入与资料上传：登录系统后，进入备案信息录入界面。在 “企业基本信息” 板块，依次准确填写企业营业执照中的经营范围、注册资本、成立日期等信息，并上传营业执照副本的高清扫描件，确保扫描件文字和图案清晰完整。接着，录入企业资质信息，包括资质等级、资质证书编号、发证机关及有效期等，并上传资质证书扫描件。安全生产许可证信息也在此处录入，涵盖许可证编号、发证日期、有效期、主要负责人等内容，并上传证书扫描件。在 “人员信息” 选项卡中，录入企业法定代表人、驻晋负责人及关键岗位人员的相关信息，同时上传对应的身份证、证书、社保缴纳证明等扫描件。在 “办公场所信息” 板块，填写办公场所详细地址、租赁期限（若为租赁）或产权证明编号（若为自有房产），并上传办公场所租赁合同或房产证明的扫描件。此外，将诚信守法承诺书、企业章程、项目中标通知书（若有）、项目合同（若有）等其他重要文件的扫描件按系统要求上传至相应位置。在整个录入与上传过程中，要仔细核对每一项信息和每一份资料，确保准确无误，因为任何错误或遗漏都可能导致审核不通过。

线上审核：企业提交备案申请后，备案系统会首先进行线上审核。审核人员主要对企业提交的电子资料进行初步审查，查看资料是否齐全、信息是否准确、格式是否符合要求等。例如，审核人员会检查营业执照扫描件是否清晰可辨，人员证书编号是否填写正确，社保缴纳证明是否符合规定格式等。若线上审核发现问题，系统会及时提示企业进行补充或修改。企业收到提示后，应尽快按照要求完善资料并重新提交审核。

线下审核（如有需要）：在某些情况下，备案部门可能会进行线下审核。线下审核主要包括对企业提供的证照原件、人员证书原件的核验，以及对企业在晋办公场所的实地核查。例如，审核人员会实地查看办公场所是否真实存在，与提交的证明材料是否相符；对人员证书原件进行真伪查验，核实人员是否在职等。线下审核的目的是进一步确保企业信息的真实性和合规性。

审核时间：一般情况下，备案审核时间为 7 个工作日左右，但具体时长可能会因申请企业数量、资料复杂程度等因素而有所不同。企业在审核期间应保持电话畅通，以便及时接收审核部门的反馈信息。

审核通过：若企业的备案申请通过审核，企业可根据审核部门的通知，前往指定地点领取进晋施工备案证明。部分地区也支持在备案系统中下载电子版备案证明。备案证明是企业在山西合法施工的重要凭证，企业应妥善保管，在后续施工项目开展过程中，如参与投标、办理施工许可证等环节，可能会被要求出示备案证明。

审核未通过：若备案申请未通过审核，企业需仔细查看审核意见，了解未通过的原因。常见的原因包括资料不完整、信息错误、人员资质不符合要求等。企业应根据审核意见，及时补充完善资料或修正错误信息，然后重新提交审核申请。