增值税专用发票（专票）和普通发票（普票）在功能、使用范围、管理要求等方面存在显著差异，主要区别如下：
功能与用途
专票
核心功能：兼具“商事凭证”和“完税凭证”双重作用，是增值税抵扣链条的关键环节。
用途：购买方（一般纳税人）可凭专票上的进项税额，抵扣销售方开具发票时缴纳的增值税，实现税款传递与抵扣。
示例：A公司（一般纳税人）购买原材料，取得B公司开具的专票后，可将发票上的税额作为进项抵扣，减少自身应纳增值税。
普票
核心功能：仅作为商事交易的付款凭证，证明交易发生及金额，不具备税款抵扣功能。
用途：用于记录交易行为，作为财务核算、税务申报的依据，但无法用于进项税额抵扣。
示例：C公司（小规模纳税人）向D公司销售商品，开具普票后，D公司仅能将发票作为成本入账，无法抵扣税款。
使用主体与范围
专票
销售或进口货物、提供应税劳务（如加工、修理修配）。
销售服务、无形资产或不动产（需符合增值税应税范围）。
禁止开具情形：向消费者个人销售、适用免税政策、实行增值税退（免）税办法的零税率应税服务等。
开具主体：一般纳税人可自行开具专票；小规模纳税人可通过税控设备自行开具，或申请税务机关代开（电子专票需自行开具）。
使用范围：
普票
开具主体：所有纳税人（包括一般纳税人和小规模纳税人）均可开具。
使用范围：适用于所有增值税应税行为，但无法用于进项抵扣。
特殊场景：小规模纳税人月销售额未超过10万元（季销售额未超过30万元）时，可享受免征增值税政策，但开具普票仍需按规定申报。
发票内容与格式
专票
必填内容：发票名称、号码、联次、日期、购销双方纳税人识别号、地址电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等。
联次：通常为三联（记账联、发票联、抵扣联），抵扣联需单独保管以备税务核查。
防伪要求：需使用税控专用设备开具，加盖发票专用章（电子专票以电子签名代替）。
普票
必填内容：发票名称、号码、日期、购销双方名称、纳税人识别号、货物或应税劳务名称、金额等（部分普票可能简化信息）。
联次：通常为两联（记账联、发票联），无需抵扣联。
防伪要求：管理相对宽松，但需确保信息真实、完整。
管理要求与风险
专票
认证与抵扣：购买方需在规定期限内（如360天）认证专票，逾期未认证不得抵扣。
失控发票处理：若专票被列为“失控发票”，购买方需暂停抵扣并配合税务机关核查。
虚开风险：虚开专票可能涉及刑事犯罪，处罚严厉（如高可判无期徒刑）。
普票
管理宽松：无需认证抵扣，但需确保交易真实，避免“三流不一致”（资金流、货物流、发票流）。
虚开风险：虽不涉及抵扣，但虚开普票同样违法，可能面临行政处罚或刑事责任。
税率与征收率
专票
税率：根据业务类型适用不同税率（如13%、9%、6%、0%等）。
征收率：小规模纳税人代开专票时，通常按3%或1%征收率计算税额（政策可能调整）。
普票
税率/征收率：与专票一致，但小规模纳税人开具普票时，若享受月销售额10万元以下免税政策，则无需缴纳增值税。
选择建议
一般纳税人：优先要求对方开具专票，以降低税负。
小规模纳税人：
若下游为一般纳税人，可自行开具或代开专票（需放弃部分免税优惠）。
若下游为小规模纳税人或消费者，开具普票即可。
消费者个人：只能取得普票，无法取得专票。
