日前，人民日报社社长杨振武主持召开社长办公会，专题审议《关于加强和改进新形势下人民日报社档案工作的实施意见》（以下简称《实施意见》）。杨振武在会上指出，档案工作很重要，档案担负着记载报社历史的重要任务，是留给后人的重要财富，一定要高度重视，报社出台这个《实施意见》非常有必要。办公厅作为档案管理部门，要切实履行好职责，确保把文件精神落到实处。人民日报社副社长张建星、秘书长王一彪等报社领导及相关部门负责人参加会议。
会议认为，《实施意见》贯彻了中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》精神，紧紧围绕党中央提出的加强推进传统媒体与新兴媒体融合发展的新形势，针对人民日报社新兴媒体快速发展、国际传播能力建设不断加强、文化体制改革进一步深化的实际，对完善报社档案工作的体制机制，建立健全“三个体系”，加强对档案工作的领导，提出了一系列加强和改进的新措施新要求，符合人民日报社实际，是一个可操作性强、切实可行的文件。
针对完善工作体制机制，《实施意见》强调，统一领导、分级管理是档案工作的法定原则，并进一步明确，在报社编委会的统一领导下，报社各部局、各国内分社、各社属企业要不断完善和加强对本部门本单位档案工作的领导。同时，对专业档案部门、有条件的国内分社，以及各社属企业提出，要建立本部门本单位的档案室，或明确由办公室、综合室等负责档案工作。《实施意见》明确提出，办公厅保密档案处作为报社档案管理部门，负责具体监督指导全社各部门各单位的档案工作，负责做好文书档案和宣传报道档案的归档管理和利用工作，负责具体监督指导干部、会计、基建、案件等专业档案和企业档案的归档工作。
针对档案资源体系建设，《实施意见》结合报社实际工作提出，报社成立专项工作机构或协调机构时，要根据需要吸收档案人员参加，或指定专人负责档案工作，加强与报社档案管理部门的工作衔接，确保建立档案与开展专项工作同步进行，特别是重点工作、重大活动、重大建设项目以及新领域、新机构等，要及时建立档案工作制度。《实施意见》特别强调，各部门各单位凡是应归档文件、材料（包括应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像、书画、名人名家手稿等），要向报社档案管理部门或本部门本单位档案机构移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对拒不移交档案，甚至损毁、丢失档案的，要进行依法查处。
《实施意见》特别强调加强对档案的开发和利用，报社各级档案部门要加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，不断挖掘档案的价值，更好地为报社及各部门各单位领导决策和工作提供参考。涉及民生的各类档案、信息，要优先为全社职工提供利用，更好地为广大职工维护合法权益提供支持。各档案部门要改进查阅方式，简化利用手续，依法依规做好档案查阅服务；要拓展服务渠道，紧紧围绕报社中心工作主动开发档案资源，积极提供档案信息；要充分利用报社内部工作网、社内生活、社内新闻等载体，创新服务形式，全方位为报社各项工作提供档案服务。
对档案安全体系建设，《实施意见》提出，严格按照有关规范和标准改善档案保管条件，采用先进的安全保密技术、设备和材料，确保档案安全保密。对重要档案实行异地异质备份保管，确保报社重要档案绝对安全。有条件的国内分社，要为报社重要档案异地异质备份保管提供帮助。
《实施意见》强调，各部门各单位班子成员中要指定专人分管档案工作，切实把档案工作纳入本部门年度工作计划，列入工作考核检查内容；定期听取档案部门工作汇报，定期进行督促检查，及时研究并协调解决档案工作中的重大问题，为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障，推动档案工作与报社事业协调发展。人事和培训管理部门要把档案人员培训列入职工培训计划。档案主管部门和财务、技术部门，以及各国内分社、各社属企业，要完善档案事业的资金和技术投入机制。按照报社预算编制和管理有关规定，科学合理核定档案工作经费，将档案信息化、数字化、现代化管理、档案资料保管利用、档案编研、教育培训、安全保密及设备购置和维护等经费列入财务预算。
会后，办公厅根据会议讨论意见，对《实施意见》作进一步修改，并正式印发实施。
原载于《中国档案报》2015年3月19日 总第2735期 第一版