信息交流组织应建立、实施并保持一套程序，用于有关其环境因素和环境管理体系的a)组织内各层次和职能间的内部信息交流；b）与外部相关方联系的接收、文件形成和答复。组织应决定是否就其重要环境因素进行外部沟通，并将其决定形成文件。
如果决定进行沟通，组织应建立并实施外部信息交流的方法。文件环境管理体系文件应包括：a)环境方针、目标和指标；b)环境管理体系范围的描述；c）对管理体系主要要素及其相互作用的描述，及相关文件的引用；d)本所要求的文件，包括记录；e）组织所确定的，为确保与其重要环境因素有关的过程的有效策划、运行和控制所必需的文件，包括记录。
文件控制环境管理体系及本所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据5.4的要求予以控制。组织应建立、实施并保持一套程序，用于：a)文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；b)必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；c)确保文件的更改和现行修订状态得到识别确保在使用处可获得适用文件的有关版本；e)确保文件保持清晰，易于识别；f)确保由组织确定的、对其环境管理体系的策划和运行所必需的外来文件得到识别，并控制其分发；g)防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。