当邮件系统作为企业信息化建设中重要一环之后，人们对其提出了更高要求，因为每位员工都可以 通过获得唯一指定账号来参与公司信息交流与分享及与外界联系。假如对某个或某批账号执行操作，就等于间接对员工加强管理。下面我们就以业界内优秀品牌u- mail邮件服务器为例，谈谈如何实现对员工的管理。
管理员可以按照一家企业的组织架构图，在邮件系统后台建立起对应的关系（u-mail支持四 级管理体系，32级分支机构），委任相关负责人分别担任“域管理员”和“部门管理员”，将管理权限逐级分解，共同把关；同时可以根据需要建立不同的群组， 如“客户群组”、“高管组”、“新员工组”等，建立这些有共同特征的组，有利于针对性的进行邮件群发，或者群组分享提升办公效率，或者对指定组执行一些操 作……
一、邮件过滤
如下图所示，在“内容过滤器”对话框中，可以建立各种规则，根据邮件发送者、接收者、抄送对 象满足某种条件或邮件主题、正文含有某些关键词，右边就执行相关操作，或删除、拒收拒发、或备份、或限制附件发送等等。公司可将一些违法违规的词汇、客户 资料、核心技术等设置为“敏感关键词”，实施管控。u-mail邮件系统的监控具有显著特点：
1.能监控公司所有员工的邮件通信，包括outlook和webmail，即使员工将邮件已经删除，仍然有备份。
2.能够备份公司所有邮件，也可以按日期、部门、员工等条件进行备份和还原。
3. 有动态标记功能，按照内容关键字、邮件地址、标题、邮件等条件，实时查找并标志出所需邮件，而标记条件则由公司、部门管理人员设定，可随时修改，支持信件内容全文检索。
二、邮件审核
为了加强信息管控确保安全，u-mail邮件系统建立了审核制度，规定主审、副审双重负责机制，如下图所示，可以看到邮箱用户列表，需要审核的帐号与正常使用的帐号分开：
如下图，可建立丰富的规则，来因人而宜的实施监控。
三、修改密码，分配大小，限定权限
作为邮件系统管理员，当某位员工分配到唯一账号时，可以在后台查看其信息，限定其容量等，如下图：
面对账户名称为chuwei的员工，我们可以：
1.更改密码；
2.限定其邮箱容量和网络硬盘容量（对于业务等外联客户频繁的部门，可适度放宽）；
3.设置其收发权限，允许它能够分享到的企业通讯录多少；
4.限制它是否可以在外网登陆？
四、邮件归档
邮件归档有几个作用：
1.完整、全面保存企业不同发展的文件，相当于一个小型数据库和档案馆；富有历史纪念意义。
2. 根据需要对某些账号往来邮件实时归档，可以有效监管，及时发现隐患。
3. 有备无患，一旦邮件被误删除，能及时恢复。
4. 可作为一定的法律依据，供查验。
五、实时后台掌控收发情况
登陆u-mail超域管理后台，能够清晰查看到各项详细的数据，有利于我们及时发现异常，排除隐患，并采取应急处理措施，如下图所示：
以上所述只是u-mail邮件系统丰富功能的一小部分，目的在于给用户介绍如何有效管理员工 账号、控制信息的流入和外泄？事实上，u-mail邮件系统还有着丰富的api接口，且能根据客户的需求，提供量身定制的解决方案，与各种办公平台和谐统 一集成，加强管理，提升办公效率。