一、该备案格式的填制要求如下：
1、格式中的（2）至（6）栏都按照格式下方的填制说明填写，栏目（1）授权主管机构以及右下角授权机构落款处留白，不要填写任何信息；
2、企业印章一律盖在左下方空白处；
3、HS CODE须根据实际出货报关的信息填写；
4、格式内容填制完整后，将格式中的提示性符号（1）（2）（3）（4）（5）（6）以及格式下方填制说明删除。
办理大使馆认证首先把需要认证的文件和材料提交到贸促会，在贸促会做好认证，再由贸促会提交外交部做外交部认证，然后外交部把文件提交到大使馆做使馆认证。使馆认证需要材料有需要认证文件的正本或者副本，营业执照副本复印件，申请表。
中国内地出具的涉外公证书或商业文书送国外使用前，一般应先由中国外交部领事司或其授权的外国驻华领事馆、大使馆区内省级外事办公室办理领事认证，确认公证书或商业文书中出证单位的印章及主管官员的签字属实，而后再由文书使用国驻华使馆或领馆办理领事认证，确认外交部或其授权机构的印章及官员签字属实。
领事认证的目的是向使用文书的外国机构证实文书的真实性，避免因其怀疑文书上签字或印章是否属实而影响文书的使用。比如说，国内贸促会出具一般原产地证CO，如果不办领事认证直接拿到埃及使用，埃及主管当局无法核实这份文书的真伪，因此将拒绝接受，埃及当局会要求当事人将文书经过埃及驻华使(领)馆确认。而埃及驻华使(领)馆也没有中国贸促会签字或印章备案，难以核实文书本身的真伪，因此又会要求文书先经中国外交部领事司或其授权外事办公室认证，证明有关文书中出证单位的印章及签字属实，然后埃及驻华使(领)馆再确认中国外交部或外事办公室的印章、签字属实。此后埃及主管当局才会接受此文书，这就是办理领事认证的目的。
