做外贸遇到客户要求寄样品，外贸人该如何应对？

做外贸经常遇到客户要求寄样品的情况：
· 究竟要不要免费，在什么情况下可以免费寄送？
· 免费寄样，怕成本太高，又怕客户不重视怎么办？
· 收费，又担心客户反感，失去了原本能拿到的合作机会？
本篇文章囊括了外贸寄样的所有问题及应对策略，收藏这一篇就够了！

一、寄样前学会判断客户的采购诚意？
首先我们要判断客户的类型，判断客户是不是有效客户，我们才知道该不该给客户寄样品以及怎么寄样品。
1.真正要产品，有诚意做生意的客人，他们会留下详细的联系方式，比如：
公司名，地址，电话，传真，电邮等。而反观一般询价同行，他们为了掩饰自己的身份往往这信息留得不全，或者是假的，如何验证？当然最简单的就是打个电话，在英语对话中，问对方的公司名，所经营的产品范围，以及相关的联系人，一查就知道真假。
2.要求你的潜在买主提供他们公司网站。
稍微正规的公司都会有自己网站，如果这个公司真的存在，那么他们的网站就应该存在，而且基本描述和你在邮件中所看到的应该一样。
3.自己用GOOGLE进行系统搜索
如果你的客户和你说他们是北美地区前3名的文具进口商，其实只要搜一下就知道他们的说法是否正确，而且还能知道与他们公司相关的一些其他信息。
4.用海关数据进行客户背调
了解他的采购规律，例如采购的季节、采购的数量、采购的产品类型等等，先对客户进行一个基本的判断。
5.真正有诚意要买产品的客户不仅仅会问价格
还会涉及到付款方式，交期等交易条件等，特别是当问价格时，他们一般会报上不同的数量，因为不同的订购数量所得到的价格是不同的。
6.要求你的客人提供他们公司的银行帐号
通过你的帐户行查证其资信度是否可靠，还有一些公司经营状况的重要资料。
7.通过语言来判断
一般英语比较僵硬，语法极为标准的邮件，一般是中国人写的。反观国外客户他们的写的邮件，从语言上明显可以看出有一种国外的风味，尤其口语话感觉强烈。
8.利用技术手段进行邮箱有效性查询
对于客户的邮件，可以利用技术手段进行查询，如果和他们公司的地址一致，基本可以说明该客户的真实性。

二、什么情况下可以全免费寄样品？
先弄清楚，完全免费寄送样品的主要前提是：样品价值不高。假如样品价值相对较高，那么费用我们可能无法承担。
1.样品不能用，仅作外观、质量参考。
例如某个公司的产品是用于装饰的墙板，发送样品时不会发送整面墙板，而是寄一小块。此类样品无法直接使用，可考虑免费寄送。
2.对客户沟通有较深的理解，相当真诚。
那就和客户沟通了解得比较深，跟踪很长时间，对方合作意向很强，能明显感觉到客户的诚意也可以采取全免费寄样的做法。例如：客户连续不断地打电话过来询问产品的情况，产品的报价等等。
3.顾客是自己十分希望合作的目标客户。
工厂或企业生产经营中确实需要这类产品，或有资料证明客户公司进口这类产品通常属于我们的目标客户。如本客户主动联系，可使用免费全邮样品，表现出相当的诚意。

三、什么情况下收取一定费用？收多少合适？
1.样品价值较高时，对样品收费。
如样品价值过高或数量过多，应要求对方至少承担一半以上的试样费用，视情况而定。例如小机器、电器、服装等，需要定制打样的产品，都要收取一定的样品费用。
回复话术：因为有太多的客户前来索取样品又没有任何消息，工厂收到样品后，不太自信，也不愿寄送样品。因此，请客人理解，先将样品费汇出，运费到付。
2.快件费用太高，可免收样品费用，选择到付或收取运费。
把样品寄到国外，如果样品本身价格不贵，基本上都是花在邮寄上的。样品可免费供应，但需由客户支付邮费，双方负担一定费用。首先到快递公司询问运费，好让客人心里有个底。寄出样品前一定要告知顾客，确认无误后发送。
回复话术：我司诚挚地希望能和贵公司达成交易，并愿免费提供样品，但请客户理解，因价格已是优惠，请与我司共同承担部分负担，请提供帐号，运费到付。
3.客户不是目标客户，需要收取样品费和运费。
如果顾客不是行业内的目标客户，或已有信息无法判断是否为目标客户，则可收取样本费和运费。
PS：与客户沟通费用时，可与客户承诺，正式定单后，先付样品费或运费将退回。

四、寄样后，该如何有效跟进客户？
1.寄出快递通知单号，在第一时间需要通知客户单号，以便客户那边查询。   常用类似的表达Here is DHL tracking number:123456789 for your checking. Please confirm receipt.来告知客户，收到要通知一声。 
2.寄出后查询到样板被签收了，需要通知客户并且进行跟进。
有时对方有助理或前台签收，如果你不提醒，最坏的可能导致样板丢失，一般我会说Please note that the sample has been received and signed by XXX. Wait for your further feedback soon.
3.假设客户非终端客户，是中间商：你只能耐心等待。
隔三差五地问，只会把对方问烦。
因为他也在等他的下家测试/确认/比较。他的下家还可能从其他渠道获取样板来比较，如果是一个比较大的订单，多方面多渠道的比较是难以避免的。
而客户如果是终端客户，也不要太紧逼着去询问：Any updated news? Any feedback? 因为换位思考，当你一直去和客户要反馈要进展消息，却没有实质性可以给到迫使客户成交的助力，客户只会觉得很大压力甚至很反感。
尤其是自己掏钱打样自付运费的客户，他会觉得这样很不平等。他配合你们，你们却没有配合他。一寄过去，马上就要别人下单一样的急切。

五、一般在客户收到样板后的3-5天后再进行跟进，可以如此跟踪客户：
如果样板是需要试机，或者是进一步测试，可以询问客户：
How is the test run going? Do you need any further technical support from us?
Is the sample quality fine with you? Any improvement or changes need to be made based on the current sample?
以被动为主动，让客户觉得你们关心的是测试进程，而不是赤裸裸地催单。
在每个星期五或者根据样板更新一次报价或时不时推荐新款给客户。也可以提醒客户材料涨价，价格有所变动，尽量让他及早做决定。

六、样品没有通过怎么办？
样品寄给客户后，客户表示样品没有通过，这个时候该怎么办呢？
客户说样品不合格就是不合格吗？不合格的地方在哪里呢？是不是得有凭证？可以要求客户将样品的检测报告寄送过来，建议写一封诚恳的邮件：
We have received your feedback ! About the sample, I hope you can tell me which indicators are not qualified, and then I feedback to our technical department to see whether it can be adjusted ? If you can send the test report to us, it will be better, which will help us better control the products in the future. At the same time, if our products meet your expectations after improvement, we will send you another sample for your test free of charge.
（您的反馈意见我们已收到！关于样品，希望您能告诉我检测的哪个指标不合格，然后我反馈给我们的技术部门，看是否可以做调整？如果您能将检测报告发送给我们，那就更好了，这有助于我们以后更好都把控产品，同时，如果改进后，我们的产品符合您方的预期，我们会免费给您另外寄送一份样品供你方检测。）

写这封邮目的有如下几点：
第一，如果客户不提供指标或者检测报告，那么就有如下情况：
1：样品可能客户根本就没有检测，因为寄送样品的数量很多差不多2kg，客户直接把样品当产品用了，而且买样品的价格其实要比直接说买产品的价格要低很多。毕竟供应商也是奔着大头去的，谁会在一个样品的费用上斤斤计较呢？
2：样品可能检测了，但是报告没有，也就是客户收到很多样品，只是保留合格的那个厂家。所以他也懒得找和提供。
3：样品合格了，报告也有，但是客户因为其他方面，比如价格，交期不合适，而又不好意思直接挑明，选择了一个同样合格但是各方面服务相来说，自己觉得更好的其中一家供应商。所以只能告诉你样品不合格，但是不能提供不合格都证明。
第二种情况：客户提供了检测报告的真实数据，我们该怎么办呢？
1.将数据和检测报告给对应的技术部门，看问题大不大，是否可控，如果只是微调的话，就直接调好再免费寄送给客户，表示自己的诚意。
2.如果差距很大，但是需要做批量生产的时候才能控制住指标，那就如实告诉客户小样检查为什么不能达到客户如期，然后可以下个试订单，边做边抽查，抽查合格后再大量批次生产。毕竟样品的一来一回也是需要很长时间的，这些对样的时间都可以直接收到货了。倒不如直接下单节约时间和成本，这样对双方都有利。
只要熟练掌握并灵活运用寄样方法，具体情况具体分析，具体问题具体解决，注重日常与客户的沟通和跟踪，就一定能把样品转化为拿单的利器。