中国其他地区办理海牙认证,通常需要将文件送至中国香港或澳门进行办理。具体流程如下:
前期准备:
确认送往《公约》缔约国使用的文书应办理附加证明书,如相关国家有更简化的要求,按照更简化方式进行跨国文书流转。
特别关注文书有效性和语言的使用问题,不同国家对某些文书的有效期有具体要求,建议向相关缔约国用文单位事先确认使用文书要求。
具体流程:
选择具有涉外资格的公证处/贸促委办理公证书或其他证明文书。
若在浙江省办理,当事人应向本省(市、区)内住所地、经常居住地、行为地或者事实发生地涉外公证机构或其他出文机构提出申请。可通过“浙里办”app-“司法公证”-“找公证机构”-选择住所地/事项发生地公证处。
到外交部或其委托的地方外办办理附加证明书,以浙江省为例,具体方式如下:
线上办理:
现场办理:
单位代理人携带单位介绍信、合法有效身份证件及需要办理附加证明书的公证书、商业证明书、原产地证等原件到浙江省办证窗口(杭州市石函路1号外事办证中心)申请附加证明书业务;
附加证明书受理窗口受理附加证明书申请,初审公证书、商业证明书及原产地证是否符合要求,并将合格材料信息录入系统;
附加证明书业务受理窗口受理完毕后,打印附加证明书收费单交申请人到收费室缴纳费用;
审核公证书、商业证明书及原产地是否符合要求,符合要求的予以审核通过并在系统上电子签署(正常件2个工作日,急件1个工作日);
审核通过后,制证岗位打印制作附加证明书,并在贴纸左下角加贴中华人民共和国外交部证件专用印鉴贴;
申请人携附加证明书收费单(原件)至杭州市石函路1号外事办证中心二楼大厅发证岗位领取附加证明书完毕的证书,发证岗位在系统上做发证登记。
“浙里办”搜索“附加证明书申请”;
点击在线办理,选择“浙江省”,进行授权确认之后,即可在线填表;
申报材料包括涉外公证书(公证机关核发,纸质1份)、申请领事认证登记表(民事)(申请人自备,纸质1份)以及合法有效的身份证(系统自动获取,无需申请者提交);
根据个人/法人的情况填写申报信息,如果需要认证的材料有好几份,需要逐个提交申请;
附加证明书受理窗口对网上上报申请进行预审受理,页审合格后将短信通知申请人进行网上缴费及邮寄需附加证明书原件至指定地点;
领事认证审核岗位审核收到的公证书等需附加证明书的文件原件是否符合要求,符合要求的予以审核通过并在系统上电子签署;
审核通过后,制证岗位打印制作附加证明书,并在贴纸左下角加贴中华人民共和国外交部证件专用印鉴贴;
将办妥附加证明书的文书邮寄给申请人。
办理海牙认证的流程可能因地区和具体情况而有所不同,建议提前咨询当地相关部门或的公证认证机构,以确保办理过程顺利。