企业可以通过以下几个方面配合审核员完成现场审核:
审核前准备
• 确定陪同人员:
• 选拔熟悉企业各部门业务流程、质量管理体系运行情况且具备良好沟通能力的人员作为陪同人员。例如,在生产部门安排生产主管或经验丰富的工艺工程师,他们能够详细解释生产过程中的质量控制措施和操作流程;在管理部门安排体系专员或办公室主任,负责提供文件资料并解答与管理体系相关的问题。
• 准备审核资料:
• 按照审核员提前通知的审核范围和重点,提前整理并准备好相关的文件资料。例如,将质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录(如检验记录、设备维护记录、培训记录等)按类别整理好,放在易于查找的位置。对于电子资料,确保相关人员能够熟练操作电脑,快速检索和提供所需的电子文档。
审核过程中
• 提供便利条件:
• 为审核员提供舒适、安静的工作环境,如专门的审核会议室,配备必要的办公设备(如电脑、打印机、复印机等)和文具。同时,确保审核员在企业内的行动便利,如安排车辆接送审核员往返不同的厂区或部门,安排专人引导审核员前往各个审核地点。
• 积极沟通交流:
• 陪同人员应全程跟随审核员,积极主动地与审核员进行沟通交流。对于审核员提出的问题,要认真倾听,理解问题的核心,然后准确、清晰地回答。如果对审核员的问题存在疑问,可以礼貌地请求审核员进一步解释,确保回答的准确性。
• 展示实际操作:
• 在审核生产现场或服务提供现场时,企业应安排正常的生产或服务活动,让审核员能够真实地观察到企业的实际运行情况。操作人员应按照标准操作流程进行操作,现场管理人员应及时解答审核员关于现场管理、质量控制等方面的问题。例如,在机械加工车间,操作人员应展示如何对加工零件进行质量检验,以及如何处理不合格品。
审核发现问题时
• 认真记录问题:
• 当审核员发现不符合项时,陪同人员要认真记录审核员指出的问题,包括问题发生的地点、涉及的部门或人员、问题的具体表现等详细信息。确保记录的准确性和完整性,为后续的整改工作提供可靠的依据。
• 及时反馈整改措施:
• 在审核过程中,如果审核员提出了问题,企业相关人员应立即与涉及的部门沟通,初步分析问题产生的原因,并及时向审核员反馈初步的整改措施。这显示企业对问题的重视和积极解决问题的态度。例如,如果审核员发现文件管理方面存在文件版本不一致的问题,企业可以当场表示将立即开展文件清查工作,并制定文件版本控制的改进措施。