东莞出口设备到河内（越南），出口商需要完成一系列的文件手续和报关流程。以下是详细步骤和所需文件：
一、前期准备
签订出口合同：与越南进口商签订详细的出口合同，明确货物名称、规格、数量、价格、交货方式、付款方式等关键信息。合同是后续报关和监管的重要依据，必须真实、准确、完整。
准备资质证明：出口商需提供营业执照、企业生产许可证等资质证明，以证明其合法经营资格。对于部分国家和地区，可能还需提供其他特定的资质证明文件。
二、整理设备信息
设备详细信息：整理每一台机械设备的详细信息，包括尺寸、重量、数量、年份、品牌、型号等。这些信息将用于后续的报关和清关手续。
特殊单证：对于旧机电设备，还需准备一些特殊单证，如设备的检验报告、维修记录、保养证明等，以证明设备处于良好状态，符合出口标准。
三、获取相关证书
质量认证证书：证明设备符合出口国的质量标准和要求。
环保认证证书：如果设备涉及环保要求，还需提供环保认证证书。
四、商业单证
出口发票：详细列明货物的品名、规格、数量、单价和总价等信息。
装箱单：详细描述每个包装箱内货物的数量和规格。
提单：由运输出具，证明货物已装船并准备运往目的港。
五、报关流程
提交报关申请：出口商需通过海运代理公司或自行向东莞海关提交报关申请，并提交相关文件和资料，如合同、发票、装箱单、商检证书等。
海关审核：海关将对申请进行审核，并根据需要提供进一步的信息或材料。
缴纳税费：根据海关的审核结果，企业需要缴纳相应的税费，包括关税、增值税等。海运代理公司会协助完成税费的缴纳工作。
货物查验：海关会对货物进行查验，以确保货物符合出口规定。查验的内容包括货物的数量、品质、规格等信息是否与申报一致。如果货物没有问题，海关将放行并出具相应的证明文件。如果货物需要进一步检查或处理，出口商需配合海关完成相关手续。
六、后续流程
出口放行：海关查验无误后，会为旧设备办理出口放行手续。此时，出口商可以安排货物的装箱和运输。
进口清关：货物到达越南河内后，进口商需按照越南的清关流程进行申报和缴税。这通常包括提交进口报关单、缴纳进口税、提交相关单证等步骤。
货物配送：在清关完成后，进口商可以安排货物的配送和送达工作。
东莞出口设备到河内需要完成的文件手续和报关流程相对复杂，需要出口商提前做好准备和规划。同时，由于海关政策和要求可能会随时调整，建议在发货前咨询的报关代理或物流公司以获取新的信息和指导。