旧机电设备的进口是一个复杂且需要精细操作的过程。由于旧机电设备可能涉及安全、卫生、环保等多方面的标准，各国都对此类进口设置了严格的监管措施。
首先，旧机电设备进口通关的基础贸易单据是必不可少的。这些单据主要包括进口合同、商业INVOICE、装箱单和提单。进口合同是进口商与供应商之间签订的购买协议，应明确列明设备的名称、型号、规格、数量、单价、总价、交货方式、付款条件、违约责任等关键信息。商业INVOICE是供应商向进口商提供的货物价值证明，是确定关税、增值税等税费的基础，上面应详细列明设备的名称、数量、单价、总价、原产地、交货地点等信息。装箱单则是供应商提供的货物清单，详细列出了每个包装内的设备名称、数量、规格、重量、包装方式等信息，这对于查验货物、核对数量至关重要。
除了基础贸易单据外，旧机电设备进口还需要一些特殊监管单据。其中重要的是进口许可证。根据相关规定，对于旧设备机械的进口，必须事先申请进口许可证。申请进口许可证需要提交相关资料，包括进口旧机电产品清单等。必要时，还需要提供进口旧机电产品用途说明、翻新情况说明和证明符合安全、卫生、环保等标准或者规定的其他材料。进口许可证的办理时间和要求因设备类型和进口国而异，进口商需提前了解并准备相关材料。
另一个重要的特殊监管单据是装运前检验证书（CCIC Report）。对于列入《进口旧机电产品检验监管措施清单》中的二手机电设备，需在起运地或中转地实施装运前检验，并取得装运前检验证书后方可起运。