海牙认证相关的国际政策与法规主要基于《海牙关于取消外国公文书认证要求的公约》,以下是对其主要内容的解读:
适用范围与定义:
适用文件类型:该公约适用于在一缔约国领土内作成,而需在另一缔约国领土内出示的各种公文书。具体包括与一国法院或法庭有关的机关或官员发出的文书(如检察官、法院书记官以及执行员发出的文书)、行政文书、公证书、以私人身份签署的放在文件上的正式证书(诸如登记批准书、日期签证及签字证明书)等。
不适用的情况:外交或领事人员做成的文书以及直接处理商务交易或关税事务的行政文书不适用本公约。
认证手续的免除:各缔约国对适用本公约且需在本国境内出示的文件,应予免除认证手续。这里所说的 “认证”,原指需出示文件国的外交或领事人员证实签字的鉴定、文件签字人作成文书所依据的身份以及在适当情况下文书上印章或戳记的可靠性等事项。
附加意见证书:
形式要求:证实签字等事项的唯一可能需要的手续是补充在文书发出国主管机关签发的文件上的附加意见证书。该证书须放在文书或 “文书附页” 上,并应符合本公约所附的示范格式,但可用颁发当局的官方文字写成,其中使用的标准术语也可用另一种文字写成,标题 “附加意见证书(1961 年 10 月 5 日海牙公约)” 应用法语。
签发要求:证书应根据文书签字人或任何持文书者的要求签发。经正确填写的证书可证明签字的真实性、文书签字人作成该文书所依据的身份以及在适当的情况下文件印章或戳记的可靠性,证书上的签字、印记和图章不需再作任何证明。
指定认证机关与记录保存:
机关指定:各缔约国应根据其机关的正式职权指定有权签发附加意见证书的机关,并在送交批准书、加入书或扩展适用范围声明书时,将上述指定通知荷兰外交部,还应通知被指定机关的任何变更。
记录保存:根据第六条所指定的每一机关应保存记录所发证书的登记册或卡片索引,其中应载明证书编号及日期、公文书签字人姓名及其作成公文书所依据的身份;如文件没有签名,则加盖印或戳记的机关的名称。签发证书机关经任何利害关系人的请求,应核实证书上所载的细节是否同登记册或卡片索引上所载的相符。
条约的优先适用性:如果两国或两国以上之间的条约、公约或协定载有规定对签字、印章或戳记的证明须遵从一定手续的条款,本公约只有在这些手续较上述公约的规定更为严格时才能优先于上述这些条款予以适用。
缔约国的义务与责任:
防止不当认证:各缔约国应采取必要措施,防止本国外交或领事人员在依本公约的规定应予免除的情况下进行认证。
通知义务:荷兰外交部承担着多项通知义务,包括通知各缔约国关于指定认证机关的信息、签字和批准情况、公约的生效日期、加入和异议情况、扩展适用范围及其生效日期、废止情况等。
此外,各国在加入海牙公约后,也会根据自身的法律体系和实际情况制定相应的国内法规和实施细则,以确保海牙认证在本国的顺利实施2。同时,随着国际交往的不断发展,海牙认证的相关政策和法规也可能会不断进行修订和完善。