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货物准备：
托运前，货物的包装至关重要。首先，货物要包装牢固，不能裸露，需符合相应运输标准。比如木箱应尽量采用出口木箱（像胶合板、混合板等材质），好避免使用原木做的木箱，因为许多国家对原木箱有限制。对于超大件超重（毛重大于等于60KG）的货物，一般要使用打托的方式，这样方便叉车操作，并且托盘接触地面应为平面。
在包装形状方面，除了要适应货物的性质、状态和重量外，还要便于搬运、装卸、堆放以及计算数量，包装外部不能有突出的棱角及钉、钩、刺等；包装要保持清洁、干燥，没有异味和污染。同时，民用航空器运送的货物，禁止使用带有碎屑、草袋等材料作包装或草绳捆扎，包装内的衬垫材料也不得外漏；使用旧包装时，必须除掉原包装上的残旧标志和标贴。此外，货物包装内严禁夹带禁止运输或限制运输的物品、危险品、贵重物品、保密文件和资料等。
对于一些特殊货物，还有更细致的包装要求。例如液体货物容器内部必须留有5-10%的空隙，封盖要严密，不得溢漏，用玻璃容器盛装的液体，每一容器的容量不得超过500毫升，单件货物毛重以不超过25千克为宜，箱内应使用衬垫和吸附材料填实，防止晃动或液体渗出；粉状货物用袋盛装的，外层应使用塑料涂膜纺织袋作为外包装，保证粉末不致漏出，单件货物毛重不得超过50千克，用硬纸桶、木桶、胶合板桶盛装的，要求桶身不破、接缝严密、桶盖密封、桶箍坚固结实，用玻璃器皿装的，每瓶内装物的重量不得超过1千克，用铁制或木制材料作外包装时，箱内要用衬垫材料填实，单件货物毛重以不超过25千克为宜；精密易损、质脆易碎货物单件货物毛重以不超过25千克为宜，可以采用多层次包装、悬吊式包装、防倒置包装等合适的包装方式；裸装货物、不怕碰压的货物可以不用包装，像轮胎等，不易清点件数、形状不规则、外形与运输设备相似或容易损坏飞机的货物，则应使用绳、麻布包扎或外加包装，大型货物体积或重量较大的货物底部应有便于叉车操作的枕木或底托。
在重量和尺寸方面，不同舱位和航空公司会有不同限制，一般来说，每件货物的重量不能超过50公斤，体积不能超过40×60×100厘米，超过这些限制的货物，需事先征得承运人的同意。另外，好保证货物在到达机场前的数量是准确的，这关系到入库速度和机场的工作量，因为货品数量是否准确直接影响到所写空运标签是否有效。
证件与信息确认：
办理托运时，需要准备好各类证件。首先，要携带有效的乘机证件，并且该证件要与订票时所用的证件一致，常见的如身份证等。在接受证件检查时，主动将登机牌和乘机证件交予证件检查人员查验。
同时，要提前向航空公司柜台了解相关信息，比如免费托运行李额度，不同航空公司、不同舱位对应的免费额度可能存在差异，一般国内航班常见的是每人20KG的免费托运重量，但也有特殊情况，需提前知晓，避免超重产生额外费用。还要清楚禁止和限制携带物品的清单，像枪支、弹药、易燃易爆物品等属于严禁托运的违禁品，而一些特殊物品，如贵重物品、易碎品、液体等，也有特定的托运规定，例如贵重物品建议随身携带，打火机等不能托运等，提前了解这些能避免不必要的麻烦。