东莞企业在办理外债备案时需要准备以下材料：
企业基本信息材料：
企业营业执照副本及复印件。
公司章程。
法定代表人身份证明文件。
外商投资企业批准证书或外国（地区）企业营业执照复印件（若适用）。
财务相关材料：
经审计的财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。
还款来源证明。
外债相关文件：
外债借款合同或意向书，包含借款金额、币种、利率、期限、还款方式、违约责任等具体条款。
《中长期外债备案登记申请表》。
资金使用计划。
还款计划。
内部决策文件：
董事会决议或股东会决议。
其他相关材料：
担保合同及担保人相关资料（如有）。
企业借用外债真实性承诺函。
企业信用报告。
项目相关材料（若有具体项目支持外债申请）。
境外发债相关文件（若涉及）。
前期准备：
对企业自身的资金需求、偿债能力进行全面评估。
深入了解国家和地方有关外债管理的政策法规，确保申请行为符合法律规定。
在线申请：
登录国家发展改革委门户网站“政务服务”频道进行网上登记，填写申请表单并上传电子材料。
提交纸质材料：
将纸质版材料报送至政务服务大厅，并附上网上申报的受理编号。
审核与反馈：
政务服务大厅窗口工作人员对申请材料进行形式审查，合格的予以接收。
承办司局对相关材料进行复查，审查合格的予以受理。
如材料内容存在错漏，承办司局将通过网上系统向申请人发出补齐补正通知。
备案结果：
审核登记结果信息通过短信形式告知。
《企业借用外债审核登记证明》将通过文件交换系统送至相关部门。
后续管理与合规要求：
企业应严格按照备案的用途使用资金，并保留相关资金使用凭证和记录。
定期向相关部门报送外债资金使用情况、还款进度等信息。