越来越多的香港公司选择在内地设立港资公司，以拓展业务和市场。然而，根据内地工商等部门的要求，香港公司需要办理一系列法律手续，其中包括香港公司主体资格及董事会决议的公证和加章转递。
在设立外资公司时，香港公司需要准备以下文件进行公证：
注册证书：证明公司在香港合法注册的官方文件。
改名证书（如有）：若公司曾更名，则需提供此证书。
商业登记证：显示公司经营范围和有效期的官方文件。
周年申报表：反映公司最新股东结构和资本情况的官方文件。
唯一董事会决议：关于在内地设立外资公司的具体决策文件，需要公司董事会签署。
办理流程
1. 准备阶段
首先，香港公司需要收集并整理好上述所有需公证的文件。这些文件不仅是公司合法存在的证明，也是办理外资公司设立手续的必要条件。
2. 董事签署
由于涉及到董事会决议，该文件必须由公司董事签署。如果董事不便前往香港进行面签，可以选择视频签字的方式。这种方式既便捷又高效，能够有效节省时间和成本。
3. 公证阶段
将准备好的文件提交给香港的中国委托公证人进行审核和公证。中国委托公证人将对文件的真实性、合法性进行验证，确保文件内容准确无误。这一步骤通常需要5-7个工作日。
4. 加章转递阶段
公证完成后，文件需提交至中国法律服务(香港)有限公司进行加章转递。该公司将对公证后的文件进行再次审核，并在确认无误后进行加章和转递。这一步是文件在内地使用的必要条件，确保了文件在内地法律框架下的有效性和可接受性。
5. 明确用途
在办理公证转递手续时，需明确文件的用途，例如：“用于在某某省某某市办理设立外资公司及相关事宜之用”。这一说明对于确保文件的合法性和有效性至关重要。
一般来说，整个香港公司主体资格及董事会决议的公证和加章转递流程大约需要5-7个工作日。然而，具体时间可能会受到材料准备时间、审核过程中的问题以及国外当地要求等因素的影响。因此，建议提前规划，并预留足够的时间以应对可能出现的延误。