石化设备公司新增采购资料、更新改造资料及电子版竣工图的归档要求。目前，许多运行管理部门接手时，系统图纸和设备资料缺失或不全，或竣工图纸与实际情况相差较大，以及有的管理者没有妥善保管，资料不断丢失，这些都会导致管理者对系统状况不清楚、管理不能量化、处理问题不能及时准确。技术资料是技术管理、石化设备公司责任分析、故障分析、管理评定的重要依据，应对技术资料予以补全和妥善保管，对技术资料的准确性应抽测核实，必要时还应该重新测绘。
与实际相符的空调通风系统电子版竣工图是现代化高效管理的重要手段，突发事件发生时，石化设备公司应急处置小组和应急队伍可以会同异地相关人员及安全人员制定应急处置措施并进行有效的信息传递。
3.1.2 本条为空调通风系统运行管理记录归档保存的目的及作用。
新增运行管理方案记录及建立易损易耗配件型号参数名册要求。
运行管理档案及运行管理记录将作为了解系统状况，进行系统诊断及故障分析，制定运行管理及维护维保维修方案，分析事故责任及进行管理评定的重要依据，应记录详细、石化设备公司准确和齐全。 有些系统的管理比较落后，原始档案及日常记录没有保存，或记录内容不真实准确，石化设备公司本条规定强调了原始档案及日常记录的重要性，并提出详细要求。记录保存办法视具体情况而定，在一些管理先进的建筑里，大量地应用计算机控制和记录数据，可用定期打印汇总报表或数字化储存的方式记录、保存运行原始资料。
石化设备公司为空调通风系统的运行说明编制要求。