特许经营备案办理条件及所需材料如下：
主体资格：
特许人必须是企业，而不是企业以外的其他单位和个人。
特许人需注册时间满一年的公司作为备案主体公司。
特许人应拥有注册商标、企业标志、专利、专有技术等经营资源。
经营模式与能力：
特许人应具备成熟的经营模式，并能为被特许人提供持续的经营指导、技术支持和业务培训。
特许人需拥有至少2个直营店，且这些店铺的经营时间超过1年。这是为了确保特许人具备足够的运营经验和市场验证，以提供给被特许人有效的支持和指导。
合规性与信息披露：
特许人需遵守国家法律法规和相关政策，不得有违法违规行为。
特许人必须建立信息披露制度，向潜在的被特许人提供详细信息，包括特许经营合同文本、费用、支持服务等，且需在合同签订前至少30天以书面形式提供。
特许人应强化保密意识，建立完善的商业秘密保护制度，防止泄密事件的发生。
备案时限与地点：
特许人应当自订立特许经营合同之日起15日内，向商务主管部门备案。
备案地点根据经营活动的范围确定。在省、自治区、直辖市范围内从事特许经营活动的，应当向所在地省、自治区、直辖市人民政府商务主管部门备案；跨省、自治区、直辖市范围从事特许经营活动的，应当向国务院商务主管部门备案。
公司基础资料：
营业执照复印件或者企业登记（注册）证书复印件，以证明特许人的企业身份和经营资格。
法定代表人的身份证（如果是港、澳、台地区居民，还需要通行证）。
如果公司委托员工办理备案，需提交授权委托书和受托人的身份证。
特许经营相关文件：
特许经营合同样本，以供商务主管部门审查合同内容是否符合法律法规要求。
特许经营操作手册，以展示特许经营体系的运营流程和标准。
市场计划书，以阐述特许经营体系的市场发展策略和规划。
与特许经营活动相关的商标权、专利权、企业标志、专有技术等经营资源的注册证书。如果有经营资源许可使用协议，也一并提交。
“两店一年”证明文件，即拥有至少2个直营店且经营时间超过1年的证明。
表明其符合《商业特许经营管理条例》第七条规定的书面承诺及相关证明材料，以自证其满足特许人资格条件。
其他材料：
根据国务院商务主管部门的规定，特许人可能还需要提交其他相关的文件和资料。这些文件和资料的具体要求会根据政策变化和行业特点而有所调整，因此特许人需要密切关注相关法规的动态更新。
特许经营的产品或者服务，依法应当经批准方可经营的，特许人还应当提交有关批准文件。
请注意，以上条件和材料可能会因具体地区和政策调整而有所不同。在申请特许经营备案前，建议咨询当地商务主管部门或机构以获取新、准确的信息。