编制船期表。外运公司按月编印出口船期表，分发给各外贸公司及工贸企业，内列航线、船名及其国籍、抵港日期、截止收单期、预计装船日期和挂港港口名称(即船舶停靠的港口)。各外贸公司及工贸企业据此进行催证、备货。
办理托运。外贸公司在收到国外开来的信用证经审核(或经修改)无误后即可办理托运。按信用证或合同内有关装运条款填写《托运单》并提供全套单证，在截止收单期前送交外运公司，作为订舱的依据。
领取装运凭证。外运公司收到有关单证后，即缮制海运出口托运单，并会同有关船公司安排船只和舱位;然后由船公司据以签发装货单，作为通知船方收货装运的凭证。
装货、装船。外运公司根据船期，代各外贸公司往发货仓库提取货物运进码头，由码头理货公司理货，凭外轮公司签发的装货单装船。
换取提单。货物装船完毕，由船长或大副签发“大副收据”或“场站收据”，载明收到货物的详细情况。托运人凭上述收据向有关船公司换取提单。
发出《装船通知》。货物装船后，托运人即可向国外买方发出《装船通知》，以便对方准备付款、赎单、办理收货。如为c&f或fob合同，由于保险由买方自行办理，及时发出《装船通知》尤为重要。