送往香港特区使用的涉外公证/书需在外交部认证司办-理确认手续，而不是办-理领事加签。这一点请您一定要记住。
您的哪些文书需在外交部授权的地方外办办-理领事加签？
送往外国使用的，文书使用国在我国设有领事且开展领事加签业务，同时该领事辖区包括为您文书办-理领事加签的地方外办所在的省（市、区）内涉外公证处、出入境检验检疫局、中国国际贸易促进委-员会地方分会出具的涉外公证/书、相关证明及单据等。
举个例子说明：如意大利驻上海有总领事，并且开展领事加签业务，其领区（即该领事管辖的范围）包括上海、浙江、福建等省市。如您的文书在浙江省出具拟送往意大利使用，应在浙江省外办办-理领事加签后，再送往意驻上海总领事办-理领事加签，无需送外交部认证司和意驻华领事办-理领事加签。
领事加签具有以下几个方面的作用：
（1）通过领事加签证明出口商所提交的单据文件上的印章及签字真实，从而向境外机构起一种证明和介绍作用，不致因进口国有关机构怀疑单据文件的真实性而影响该单据文件在境外的使用效力。
（2）通过领事加签，可以使被加签的单据文件在中华人民共和国境外发生法律效力，并被进口国有关机构（如贸易主管部门、海关、银行等）所承认和接受，确保出口贸易各项程序（如报盘、申请进口许可、出口结汇）的顺利进行。
但是，由于领事加签并没有确认和证实单据文件上记载的内容是否真实，所以进口国相关机构仍然可以对单据文件的内容进行审查，以确认能否被进口国所接受。如果经进口国审核，单据文件内容不真实，尽管该单据文件经过领事加签，仍可能被拒绝接受。
（3）通过领事加签可以使进口国的驻华领事对我国与其贸易进行统计和审查，特别是就进口国实行特殊贸易政策的货物实施审查并加以控制（如禁止或限制进口、反倾销等）。而且通过领事加签可以防止商人的伪造诈骗、弄虚作假和逃税行为。
（4）由于领事加签费用较高，因而从某种意义上说，是一种非关税性贸易壁垒，也可以达到变相限制进口的目的。同时，通过领事加签收取加签费用，也可以增加领事的收入。